Die Betriebskosten müssen in der Regel vom Vermieter für die Mieter bei den Versorgern bzw. Behörden verauslagt werden, da diese nicht direkt mit den Mietern abrechnen wollen oder können. Einzige regelmäßige Ausnahmen sind die Strom- und Telefonkosten sowie eventuell Kabelgebühren und Heizkosten.
Die Kosten müssen vom Vermieter laufend bezahlt werden (in unterschiedlichem Turnus: z.B. Versicherung und Schornsteinfeger jährlich; Grundsteuer, Straßenreinigung und Müllabfuhr/Biotonne quartalsweise; Wasser, Gas und Hausstrom in zweimonatigen Abschlägen; Hauswart monatlich). Deshalb sollten diese Kosten auch durch laufende, regelmäßige Einnahmen finanziert werden. Dazu bieten sich gesetzlich folgende beiden Möglichkeiten:
Eine Betriebskostenpauschale ist sicher bequem, weil es keine Vorauszahlungen gibt, über die abgerechnet werden muss. Sie birgt aber auch die höchsten Risiken hinsichtlich der Kostendeckung, da insbesondere der Individualverbrauch nicht angemessen berücksichtigt werden kann. Wird die Pauschale zu niedrig angesetzt, bleibt der Vermieter auf Kosten sitzen, ist sie zu hoch, haben Mieter zu hohe Kosten, die sie auch nicht wieder einfordern können.
Deshalb ist die Vereinbarung von Vorauszahlungen zu empfehlen. Die Vorauszahlung haben die Mieter dann monatlich zusammen mit der Grundmiete zu überweisen, einmal im Jahr wird über die Vorauszahlungen abgerechnet.
Hinweis für Vermieter: Bei dem monatlich gleich hohen Eingang der Vorauszahlungen kann es trotzdem zu Liquiditätsengpässen auf dem Hauskonto kommen, da die Kosten höchst unregelmäßig anfallen. Besonders in den quartalsmittigen Monaten Februar, Mai, August und November fallen sowohl die monatlichen, als auch die zweimonatlichen ebenso wie die Quartalskosten an! Es sollte also ein Liquiditätssockel gebildet werden, der diese Schwankungen ausgleichen kann.
Wenn über die Heiz- und Nebenkosten gemeinschaftlich abgerechnet wird, ist eine Betriebskosten-Vorauszahlung zu vereinbaren. Hierbei ist als Richtwert in Leipzig zur Zeit ein Betrag zwischen 2,00 €/m² und 2,50 €/m² angemessen. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Kostenarten überhaupt anfallen. Zur Orientierung: die ARGE Leipzig zahlt für Empfänger des Arbeitslosengeld II (»Hartz IV«) bis zu 2,32 €/m².
Wenn die Heizkosten separat und vielleicht sogar noch in einem anderen Turnus als die Nebenkosten abgerechnet werden, empfiehlt sich auch die getrennte Vereinbarung von Heizkosten-Vorauszahlungen. Hier sind je nach Heizungstyp und Art der Wassererwärmung zwischen 0,90 €/m² und 1,00 €/m² zu veranschlagen (die ARGE übernimmt maximal 0,95 €/m²). Für die verbleibende Nebenkosten-Vorauszahlung bzw. wenn die Mieter die Heizkosten selbst mit den Stadtwerken Leipzig abrechnen (Einzelthermen) sind je nach Anzahl der vorhandenen Kostenarten zwischen 1,00 €/m² und 1,50 €/m² einzuplanen (die ARGE bezahlt maximal 1,37 €/m²).